Deine Aufgaben:

In Deiner Rolle als Office-Managerin (m/w/d) trägst Du maßgeblich dazu bei, dass das Büro effizient und gut organisiert funktioniert. Zu Deinen Aufgaben gehören:

• Büroorganisation: Du übernimmst die tägliche Verwaltung des Büros, sorgst für Ordnung und hast stets die wichtigsten Utensilien und Ressourcen im Blick. Dazu gehört auch das Bestellen von Büromaterialien und die Verwaltung von Beständen.
• Post- und Kommunikationsmanagement: Du bist die zentrale Ansprechperson für die Bearbeitung und Verteilung der Post sowie für die Organisation und Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs. Auch die Betreuung eingehender Anrufe und E-Mails gehört zu Deinem Verantwortungsbereich.
• Raum- und Infrastrukturmanagement: Du kümmerst Dich um die Organisation und Pflege der Büroräume, dazu zählen die Raumplanung, Ausstattung und Koordination der technischen Infrastruktur. Du stellst sicher, dass alle Arbeitsmittel (Drucker, Telefone, Computer) einwandfrei funktionieren und kümmerst dich um notwendige Reparaturen.
• Termin- und Besprechungskoordination: Du organisierst interne und externe Besprechungen und kümmerst dich um die benötigten Unterlagen sowie technische Ausstattung (z. B. Videokonferenzen).
• Koordination von Dienstleistern und Lieferanten: Du pflegst den Kontakt zu externen Dienstleistern (z. B. Reinigungsservice, IT-Support, Catering), organisierst Dienstleistungen nach Bedarf und überwachst die Qualität und Einhaltung von Vereinbarungen.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Du übernimmst allgemeine Büroarbeiten wie das Scannen, Archivieren und Ablage von Dokumenten, sowie das Erstellen von Reports und kleinen Auswertungen.
• Veranstaltungsmanagement: Du bist verantwortlich für die Organisation von internen Meetings, Veranstaltungen am Standort, von der Planung bis zur Durchführung.